Het begin van het aannemen van personeel

Niet iedereen die iets voor jouw bedrijf doet is ook automatisch personeel. Iemand is pas jouw personeel als hij of zij drie opeenvolgende maanden voor jouw bedrijf werkt of als hij of zij iedere week of tenminste 20 uur per maand tegen betaling voor jouw bedrijf werkt. Dus je familielid of vriend die je af en toe een handje helpt is niet automatisch jouw personeel. Je mag ze natuurlijk wel in dienst nemen, maar ook dan moet je je ook houden aan regels en plichten.

Naast de voorwaarden voor wat wel of niet personeel is, moet er ook het een en ander vastgelegd worden als je wél personeel in dienst hebt. Je moet je dan bij de Belastingdienst aanmelden als werkgever met een formulier. Je krijgt dan ook een loonheffingennummer en documenten voor de belastingaangifte, premies en werknemersverzekeringen. Ook moet je aan de KVK doorgeven dat je personeel in dienst neemt. Als je een eenmanszaak hebt hoef je overigens niet je rechtsvorm aan te passen. Je bent nog steeds een eenmanszaak als je personeel gaat aannemen. Een eenmanszaak zegt namelijk alleen iets over hoeveel eigenaren er zijn en niet over het aantal werknemers.

De kosten

Werknemers in dienst nemen is een investering, want je moet niet alleen loon uitbetalen maar je krijgt ook te maken met kosten zoals loonbelasting, premies (zoals WW, WO/WIA), vakantiegeld, ziektekosten, een dertiende maand, reiskosten, pensioenfonds en scholing. Wat je precies moet betalen staat in de CAO voor jouw sector. Deze moet je dus goed nalezen voordat je personeel in dienst neemt. Je kunt er vanuit gaan dat de loonkosten voor jou ongeveer 30% hoger zijn dan het brutoloon van jouw werknemer. Je moet dus ervoor zorgen dat je deze kosten kunt betalen op de lange termijn.

De plichten

Personeel aannemen brengt een aantal plichten met zich mee. Ten eerste moet je een arbeidsovereenkomst opstellen. Alhoewel dit mondeling mag, is het verstandig om dit schriftelijk te doen zodat de afspraken met jouw (toekomstige) werknemer zwart op wit staan. Zo voorkom je dat er een geding ontstaat als iets onduidelijk is. In een arbeidsovereenkomst komen de volgende zaken aan bod:

• Persoonlijke gegevens van de werknemer (voorletters, achternaam, geboortedatum, adres en woonplaats);
• Gegevens van de werkgever (naam, adres, woonplaats);
• De plaats waar wordt gewerkt (dit kunnen meerdere plaatsen zijn);
• De functie en taken van de werknemer;
• Tijdstip van indiensttreding;
• De duur van de arbeidsovereenkomst, bijvoorbeeld als deze voor een bepaalde tijd is;
• Afspraken over vakantie, loon, uitbetaling, arbeidsduur (per week of per dag), deelname aan pensioenregeling, proeftijd, opzegtermijn, arbeidsongeschiktheid en ziekte en eventueel concurrentie- of relatiebeding.

Ten tweede moet je je houden aan het minimumloon of minimumjeugdloon als je werknemers in dienst neemt. Je mag hier wel boven zitten, maar niet onder. Voor werknemers vanaf 21 jaar geldt het minimumloon. Het minimumjeugdloon is voor werknemers tussen de 15 en 21. Elk jaar op 1 januari en 1 juli worden de lonen aangepast. Zorg dus ook dat je dit in de gaten houdt als je het minimum(jeugd)loon uitbetaalt.

Ten derde moet je ook een loonadministratie bijhouden. Je hebt naast contract- en belastingverplichtingen dus ook extra administratieve verplichtingen. Dit zijn formulieren zoals de loonstrook, loonstaat en de jaaropgave. Het kan soms een hele klus zijn om deze administratie bij te houden, zeker als je het al druk hebt met je andere taken en werkzaamheden. Als je hier zelf niet goed uitkomt kun je ervoor kiezen om je administratie uit te besteden, ook omdat er jaarlijks wijzigingen zijn in de materie. Je wilt namelijk voorkomen dat er fouten worden gemaakt in deze administratie en aangiftes.

Verzekeringen

Als je verzekeringen hebt voor jouw bedrijf moet je deze mogelijk ook aanpassen als je werkgever wordt. Een voorbeeld hiervan is de aansprakelijkheidsverzekering; deze moet aangepast worden omdat jouw werknemer ook meeverzekerd moet worden. Een ander voorbeeld is de bedrijfsschadeverzekering, welke aangepast moet worden omdat je de nieuwe vaste lasten ook moet meeverzekeren Als je deze twee verzekeringen nog niet hebt afgesloten is het zeker verstandig om hier naar te kijken.

Ook nieuwe verzekeringen zijn het overwegen waard, zoals een ziekteverzuimverzekering, een collectieve ongevallenverzekering, een pensioenverzekering en de WAO-gat verzekering. Kijk vooral naar wat van toepassing is op jouw bedrijf en verdiep je in de voor- en nadelen van deze verzekeringen op het gebied van risico’s en kosten. 

Je kunt onder bepaalde voorwaarden ook eigenrisicodrager worden voor de WAO/WIA, WGA en/of Ziektewet. Als je dit wilt dan moet je dit aanvragen nog voordat je personeel aanneemt.

Arbeidsomstandigheden

Als werkgever heb je ook een plicht om goede arbeidsomstandigheden te bieden als je personeel gaat aannemen. Dit geldt niet alleen voor de werkplek, maar ook de apparatuur waar jouw personeel mee werkt, de lichamelijke belasting en de psychische belasting. Een werkplek moet bijvoorbeeld voldoende natuurlijk licht hebben, veilig zijn en schoon zijn. Voor minderjarige werknemers zijn er afspraken gemaakt over het aantal uur dat ze mogen werken en de werktijden. De voorschriften voor de werkomstandigheden van jouw personeel hangt onder andere af van wat voor soort onderneming je hebt en in welke branche je werkzaam bent. Je kunt hierover ook contact opnemen met de Arbeidsinspectie of jouw brancheorganisatie. Ook kan het zijn dat je een risicoinventarisatie en -evaluatie (RI&E) moet opstellen.

Hulp nodig?

Heb je advies nodig over het in dienst nemen van personeel? We helpen je graag. Stuur ons gerust een bericht!